プライバシーポリシー

Office Ray（以下「当事業者」）は、特定技能外国人の支援をはじめとする事業のなかで、特定技能外国人、受入れ機関の皆様、関係する多くの方の個人情報をお預かりしています。個人情報を守ることは、人の人生に関わる仕事をする当事業者の重要な責務です。当事業者は、次の方針にもとづいて個人情報を取り扱います。

1. 法令の遵守：個人情報の保護に関する法律、出入国管理及び難民認定法その他の関係法令と、個人情報保護委員会のガイドラインを守ります。
2. 適正な取得と利用：利用目的をできるだけ特定し、その範囲で、適正な方法により取得し、利用します。
3. 安全管理：漏えい、滅失、き損を防ぐため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
4. 委託先の監督：取扱いを委託するときは、適切な委託先を選び、必要かつ適切に監督します。
5. 本人の権利の尊重：開示などのご請求やご相談に、誠実に、遅滞なく対応します。
6. 継続的な改善：この方針を定期的に見直し、改善します。

1. 事業者

田中 友里香（屋号：Office Ray。登録支援機関 22登-007707）
〒116-0013 東京都荒川区西日暮里1丁目62番18号

2. お預かりする個人情報と取得の方法

• 特定技能外国人と、特定技能外国人になろうとする方（特定活動の方を含みます）：氏名、生年月日、国籍、連絡先、旅券・在留カードの情報、学歴・職歴、雇用契約・賃金の情報、健康に関する情報（要配慮個人情報を含む）など
• 受入れ機関・取引先・関係機関のご担当者：氏名、所属、役職、連絡先
• 通訳・翻訳、ご相談をご依頼の方：氏名、連絡先、ご依頼の内容
• お問い合わせいただいた方：会社名、氏名、連絡先、ご相談の内容
• 訪問・面談・打合せ・お電話でお話しいただいた方：お話の内容（記録のための録音・録画を含みます）

本人から直接、または受入れ機関、外国の送出機関、関係行政機関などから、適正な方法で取得します。要配慮個人情報は、法令で認められる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得て取得します。

3. 利用の目的

• 特定技能外国人などの情報：支援計画にもとづく支援の実施（事前ガイダンス、生活オリエンテーション、相談への対応、定期的な面談など）、支援の委託契約にもとづく受入れ機関への報告、登録支援機関としての届出と報告
• 受入れ機関などの情報：支援の委託契約の履行、ご連絡、ご請求
• 通訳・翻訳、ご相談の情報：ご依頼への対応、お見積り、対応の記録
• お問い合わせの情報：ご回答、ご提案とお見積り、対応の記録
• 訪問・面談・打合せ・お電話の録音・録画：お話の内容を正確に記録し、支援とご報告・ご連絡に生かすこと（録音・録画とその文字起こしは、当事業者の中で使います。オンラインで行う定期的な面談の録画は、法令にもとづいて保管し、出入国在留管理庁の求めに応じて提出します）

4. 第三者への提供

個人データを第三者に提供するときは、次の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ます。

• 法令にもとづく場合（出入国在留管理庁などへの届出を含みます）
• 人の生命、身体または財産を守るために必要で、本人の同意を得ることが難しい場合
• そのほか、個人情報の保護に関する法律で認められる場合

5. 外国にある第三者への提供

特定技能外国人になろうとする方の情報を、外国の送出機関から受け取ることがあります。当事業者から外国の送出機関などに個人データを提供するときは、法令にしたがい、提供先の国の名称、その国の個人情報の保護に関する制度、提供先が講じる措置について情報を提供したうえで、あらかじめ本人の同意を得ます。

6. 取扱いの委託

事務の一部を、外部に委託することがあります。委託先は、個人情報を適切に扱う体制があるかを確かめて選び、契約などにより必要かつ適切に監督します。

7. 共同利用

当事業者は、次のとおり個人データを共同して利用します。

（1）監理団体との共同利用

• 共同して利用する者の範囲：当事業者と、当事業者と連携して技能実習の監理を行う監理団体（1者）。名称は、対象となる方に個別にお知らせします。
• 共同して利用する個人データの項目：技能実習生・特定技能外国人と、特定技能への移行を予定する方（特定活動の方を含みます）の氏名、国籍、生年月日、連絡先、在留資格・在留期間、受入れ企業、手続きの種類と進み具合、在籍・入社・入寮・一時帰国などの状況、技能検定・評価試験の予定と結果、雇用・賃金に関する情報。受入れ企業のご担当者の氏名・役職・連絡先、マイページの登録情報とログインの記録
• 利用の目的：技能実習から特定技能に移る方の手続きと支援の引継ぎ、受入れ機関へのご報告とご連絡（マイページを含みます）
• 管理について責任を有する者：当事業者と連携して技能実習の監理を行う監理団体。名称・住所・代表者は、対象となる方に個別にお知らせします。

（2）受入れ機関との共同利用

• 共同して利用する者の範囲：当事業者と、本人を雇用する受入れ機関（特定技能所属機関）。それぞれの受入れ機関に在籍する本人の情報に限ります。
• 共同して利用する個人データの項目：本人の氏名、在留資格と在留期間、手続きの種類と進み具合、在籍・入社・入寮・一時帰国などの状況、技能検定・評価試験の予定と結果
• 利用の目的：受入れ機関へのご報告とご連絡（マイページを含みます）。マイページへの表示を望まれない本人の情報は、表示しません。
• 管理について責任を有する者：当事業者（住所と事業者の氏名は1のとおり）

8. 安全管理のために講じている措置

• 組織的な措置：個人情報の取扱いの責任者を定めています。
• 外的環境の把握：米国の事業者が提供するクラウドサービスを利用しています。サービスを提供する事業者は米国にあり、データを保存するサーバは米国ほか複数の国にあります。サービスの性質上、国を特定できないものがあります。

9. 保有個人データの開示などのご請求

利用目的の通知、開示（第三者提供の記録を含みます）、訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者への提供の停止のご請求は、下記の窓口で受け付けます。本人であること（代理人の場合は、代理の権限）を確かめたうえで、遅滞なく、ご請求の方法（電磁的記録の提供、書面の交付など）でお答えします。手数料は無料です。

10. お問い合わせ・苦情の窓口

Office Ray　個人情報のお問い合わせ窓口
メール officeray514@gmail.com（お問い合わせフォームでも受け付けます）

11. サイトで使っている外部サービス

• 配信：Cloudflare, Inc.（米国）のサービスで、このサイトを配信しています。
• 文字の表示：Google Fonts を使っています。表示の際に、閲覧している端末の情報が Google LLC（米国）に送られます。
• アクセス解析：Cloudflare Web Analytics を使っています。Cookie を使わず、個人を特定する情報は集めません。
• お問い合わせフォーム：送信された内容は、Google LLC（米国）が提供するサービスに記録します。

12. 改定

法令の改正や事業の変化に応じて、この方針と取扱いを見直します。改定したときは、このページでお知らせします。

2026年10月9日 制定
Office Ray