Kebijakan Privasi

Dalam menjalankan usahanya, termasuk dukungan bagi warga negara asing berstatus Pekerja Berketerampilan Spesifik (Tokutei Ginou / SSW), Office Ray (selanjutnya disebut “kami”) menerima informasi pribadi dari pekerja asing SSW, organisasi penerima, dan banyak pihak terkait lainnya. Karena pekerjaan kami menyangkut kehidupan seseorang, melindungi informasi pribadi merupakan tanggung jawab penting bagi kami. Kami menangani informasi pribadi berdasarkan kebijakan berikut.

1. Kepatuhan pada peraturan: kami mematuhi Undang-Undang tentang Perlindungan Informasi Pribadi (Act on the Protection of Personal Information), Undang-Undang Pengendalian Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi, peraturan perundang-undangan terkait lainnya, serta pedoman Komisi Perlindungan Informasi Pribadi (Personal Information Protection Commission).
2. Perolehan dan penggunaan yang tepat: kami menetapkan tujuan penggunaan sespesifik mungkin, lalu memperoleh dan menggunakan informasi pribadi dengan cara yang tepat dalam lingkup tujuan tersebut.
3. Pengamanan: kami mengambil langkah pengamanan yang diperlukan dan memadai untuk mencegah kebocoran, kehilangan, atau kerusakan data.
4. Pengawasan pihak penerima alih daya: bila penanganan informasi pribadi kami alihdayakan, kami memilih pihak penerima yang tepat dan mengawasinya sebagaimana diperlukan dan semestinya.
5. Penghormatan atas hak subjek data: kami menanggapi permintaan pengungkapan dan permintaan lainnya, serta konsultasi, dengan tulus dan tanpa penundaan.
6. Perbaikan berkelanjutan: kami meninjau dan memperbaiki kebijakan ini secara berkala.

1. Pengelola

Yurika Tanaka (nama dagang: Office Ray; Lembaga Pendukung Terdaftar No. 22登-007707)
1-62-18 Nishi-Nippori, Arakawa-ku, Tokyo 116-0013, Jepang

2. Informasi Pribadi yang Kami Terima dan Cara Memperolehnya

• Pekerja asing SSW dan mereka yang hendak menjadi pekerja asing SSW (termasuk mereka yang berstatus Kegiatan Khusus/Tokutei Katsudō): nama, tanggal lahir, kewarganegaraan, kontak, informasi paspor dan kartu izin tinggal, riwayat pendidikan dan pekerjaan, informasi kontrak kerja dan upah, informasi kesehatan (termasuk informasi pribadi yang memerlukan perhatian khusus), dan sebagainya
• Penanggung jawab di organisasi penerima, mitra usaha, dan instansi terkait: nama, afiliasi, jabatan, kontak
• Pihak yang meminta penerjemahan lisan/tertulis atau konsultasi: nama, kontak, isi permintaan
• Pihak yang menghubungi kami: nama perusahaan, nama, kontak, isi konsultasi
• Orang yang berbicara dengan kami saat kunjungan, wawancara, rapat, dan telepon: isi pembicaraan (termasuk rekaman suara atau video untuk pencatatan)

Kami memperoleh informasi pribadi dengan cara yang tepat, baik langsung dari yang bersangkutan maupun dari organisasi penerima, lembaga pengirim di luar negeri, instansi pemerintah terkait, dan pihak lainnya. Informasi pribadi yang memerlukan perhatian khusus kami peroleh setelah mendapat persetujuan terlebih dahulu dari yang bersangkutan, kecuali dalam hal yang diizinkan oleh peraturan perundang-undangan.

3. Tujuan Penggunaan

• Informasi pekerja asing SSW dan pihak sejenis: pelaksanaan dukungan berdasarkan rencana dukungan (panduan awal, orientasi kehidupan, penanganan konsultasi, wawancara berkala, dan sebagainya), pelaporan kepada organisasi penerima berdasarkan kontrak penyerahan dukungan, serta pelaporan dan penyampaian laporan sebagai Lembaga Pendukung Terdaftar
• Informasi organisasi penerima dan pihak sejenis: pelaksanaan kontrak penyerahan dukungan, komunikasi, dan penagihan
• Informasi terkait penerjemahan lisan/tertulis dan konsultasi: penanganan permintaan, estimasi biaya, dan pencatatan penanganan
• Informasi pertanyaan: pemberian jawaban, usulan, dan estimasi biaya, serta pencatatan penanganan
• Rekaman kunjungan, wawancara, rapat, dan telepon: untuk mencatat isi pembicaraan secara akurat dan memanfaatkannya dalam dukungan, laporan, dan komunikasi kami (rekaman dan transkripnya hanya digunakan di dalam Office Ray; rekaman video wawancara berkala yang dilakukan secara daring disimpan sesuai ketentuan hukum dan diserahkan kepada Badan Layanan Imigrasi Jepang apabila diminta)

4. Pemberian kepada Pihak Ketiga

Sebelum memberikan data pribadi kepada pihak ketiga, kami terlebih dahulu memperoleh persetujuan dari yang bersangkutan, kecuali dalam hal-hal berikut.

• Bila didasarkan pada peraturan perundang-undangan (termasuk pelaporan kepada Badan Layanan Imigrasi Jepang dan instansi lainnya)
• Bila diperlukan untuk melindungi nyawa, tubuh, atau harta benda seseorang, dan sulit memperoleh persetujuan dari yang bersangkutan
• Hal lain yang diizinkan oleh Undang-Undang tentang Perlindungan Informasi Pribadi

5. Pemberian kepada Pihak Ketiga di Luar Negeri

Informasi tentang mereka yang hendak menjadi pekerja asing SSW dapat kami terima dari lembaga pengirim di luar negeri. Bila kami memberikan data pribadi kepada lembaga pengirim di luar negeri atau pihak lainnya, sesuai peraturan perundang-undangan, kami terlebih dahulu menyampaikan informasi tentang nama negara penerima data, sistem perlindungan informasi pribadi di negara tersebut, dan langkah-langkah yang diambil oleh pihak penerima, lalu memperoleh persetujuan dari yang bersangkutan sebelum data diberikan.

6. Pengalihdayaan Penanganan

Kami dapat mengalihdayakan sebagian pekerjaan administrasi kepada pihak luar. Kami memilih pihak penerima setelah memastikan bahwa mereka menangani informasi pribadi dengan semestinya, dan mengawasinya secara perlu dan layak melalui kontrak dan cara lainnya.

7. Penggunaan Bersama

Kami menggunakan data pribadi secara bersama sebagai berikut.

(1) Penggunaan bersama dengan organisasi pengawas

• Cakupan pihak yang menggunakan bersama: Office Ray dan satu organisasi pengawas yang bekerja sama dengan kami dalam pengawasan Pemagangan Teknis. Namanya akan kami sampaikan secara individual kepada setiap orang yang bersangkutan.
• Jenis data pribadi yang digunakan bersama: data peserta pemagangan teknis, pekerja asing SSW, dan mereka yang dijadwalkan beralih ke SSW (termasuk mereka yang berstatus Kegiatan Khusus), yaitu nama, kewarganegaraan, tanggal lahir, kontak, status izin tinggal dan masa tinggal, perusahaan penerima; jenis dan perkembangan prosedur; status seperti keaktifan, mulai bekerja, masuk asrama, dan pulang sementara ke negara asal; jadwal dan hasil ujian keterampilan maupun ujian evaluasi; serta informasi terkait hubungan kerja dan upah. Selain itu, nama, jabatan, dan kontak penanggung jawab di perusahaan penerima, serta data registrasi dan catatan login My Page.
• Tujuan penggunaan: serah terima prosedur dan dukungan bagi mereka yang beralih dari Pemagangan Teknis ke Pekerja Berketerampilan Spesifik, serta pelaporan dan komunikasi dengan organisasi penerima (termasuk melalui My Page)
• Pihak yang bertanggung jawab atas pengelolaan: organisasi pengawas yang bekerja sama dengan kami dalam pengawasan Pemagangan Teknis. Nama, alamat, dan pimpinannya akan kami sampaikan secara individual kepada setiap orang yang bersangkutan.

(2) Penggunaan bersama dengan organisasi penerima

• Cakupan pihak yang menggunakan bersama: Office Ray dan organisasi penerima (organisasi yang menerima Pekerja Berketerampilan Spesifik) yang mempekerjakan pekerja tersebut, terbatas pada informasi pekerja yang bekerja di masing-masing organisasi.
• Data pribadi yang digunakan bersama: nama pekerja, status izin tinggal dan masa tinggal, jenis dan perkembangan prosedur, status kepegawaian, mulai bekerja, masuk asrama, pulang sementara, dan sejenisnya, serta jadwal dan hasil uji keterampilan dan ujian evaluasi
• Tujuan penggunaan: pelaporan dan komunikasi dengan organisasi penerima (termasuk melalui My Page). Informasi pekerja yang tidak ingin ditampilkan di My Page tidak akan kami tampilkan.
• Pihak yang bertanggung jawab atas pengelolaan: Office Ray (nama pelaku usaha dan alamat sebagaimana tercantum pada butir 1)

8. Langkah Pengamanan yang Kami Terapkan

• Langkah organisasi: kami telah menetapkan penanggung jawab penanganan informasi pribadi.
• Pemahaman atas lingkungan eksternal: kami menggunakan layanan cloud yang disediakan oleh perusahaan Amerika Serikat. Penyedia layanan berada di Amerika Serikat, dan server penyimpan data berada di Amerika Serikat serta beberapa negara lain. Karena sifat layanannya, sebagian lokasi tidak dapat ditentukan.

9. Permintaan Pengungkapan dan Lainnya atas Data Pribadi yang Kami Simpan

Permintaan pemberitahuan tujuan penggunaan, pengungkapan (termasuk catatan pemberian kepada pihak ketiga), koreksi, penambahan, atau penghapusan, penghentian penggunaan atau pemusnahan, serta penghentian pemberian kepada pihak ketiga dapat diajukan melalui kontak di bawah ini. Setelah memastikan bahwa permintaan diajukan oleh yang bersangkutan sendiri (atau, bila melalui kuasa, memastikan kewenangan kuasa tersebut), kami akan menanggapinya tanpa penundaan dengan cara yang diminta (penyerahan rekaman elektronik, penyerahan dokumen tertulis, dan sebagainya). Tidak dipungut biaya.

10. Kontak untuk Pertanyaan dan Keluhan

Office Ray, Layanan Pertanyaan Informasi Pribadi
Email: officeray514@gmail.com (juga melalui formulir kontak)

11. Layanan Eksternal yang Digunakan di Situs Ini

• Distribusi: situs ini didistribusikan menggunakan layanan Cloudflare, Inc. (Amerika Serikat).
• Tampilan huruf: kami menggunakan Google Fonts. Saat halaman ditampilkan, informasi tentang perangkat yang Anda gunakan dikirim ke Google LLC (Amerika Serikat).
• Analisis akses: kami menggunakan Cloudflare Web Analytics, yang tidak menggunakan cookie dan tidak mengumpulkan informasi yang dapat mengidentifikasi individu.
• Formulir kontak: isi yang Anda kirimkan dicatat dalam layanan yang disediakan oleh Google LLC (Amerika Serikat).

12. Perubahan Kebijakan

Kami meninjau kebijakan dan penanganan ini sesuai dengan perubahan peraturan perundang-undangan maupun perkembangan usaha. Setiap perubahan akan kami umumkan di halaman ini.

Ditetapkan 9 Oktober 2026
Office Ray